ORGANIZACION DE LOS ARCHIVOS

·         MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVO

Es el conjunto de elementos necesarios para realizar las actividades archivísticas.

Carpetas:

Son dos hojas de cartulina, preferiblemente desacidificada o blanca por ambas caras, con grapados o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad.  Tiene en forma vertical una aleta que permite colocar su identificación.

Carpetas

Legajos:

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos los cuales no deben ir sujetos a la carpeta, sino al legajo, y éste va dentro de ella. En cuanto a los documentos que se legajan, deben quedar ordenados cronológicamente de principio a fin, es decir, como se lee un libro, respetando el orden original, por eso se recomienda introducir el gancho legajador por la tapa superior del legajo y cerrarlo por la tapa posterior, esto facilitará legajar los últimos documentos.El tipo de legajo que debe utilizarse es el de cartulina desadicificada o blanca por ambas caras, lo cual garantiza por más tiempo la conservación de los documentos. 

 Si se emplea otro material, por ejemplo cartulina yute, debe colocarse una hoja de papel bond blanco al comenzar y al finalizar el legajo, para proteger los documentos de la acidez del cartón. En lo posible marcarlo previamente con el logotipo de la institución y el esquema para diligenciar los datos del contenido. Debe utilizarse gancho legajador totalmente plástico.

Un legajo tiene capacidad máxima para 200 documentos. Debe conservar su forma original, doblando los pliegues de expansión que tiene grafados en el lomo.

Más de 200 hojas(Se requiere nuevo legajo)

El legajo se identifica con los siguientes datos: 

1. Identificación de la entidad. 

2. Nombre de la Oficina productora. 

3. Nombre y Código de la Serie 

4. Nombre y Código de la Subserie 

5. Periodo al cual pertenecen los documentos. 

6. Foliación 

7. Número de caja y legajo (Esta numeración se coloca en el Archivo Central) 

 

Marbetes o Rótulos:

Son tiras de cartulina que se colocan en las portaguías, para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas y en gran variedad de colores.

Cuando se elaboren marbetes, tener en cuenta los siguientes aspectos:


1. Rotularlos en la máquina de escribir antes de separarlos, en el orden en el cual se consideran las distintas unidades.

2. Si tienen doblez, la parte más ancha es la delantera allí se escriben los títulos de las carpetas. Deben empezar siempre en el mismo lugar, a partir del tercer espacio porque, además de facilitar la visualización, mejora la apariencia.


3. Los títulos de los marbetes deben ir :


a. Para el nombre de personas naturales: los apellidos en mayúsculas fijas o sostenida, seguido de una coma (,) y los nombres con mayúscula inicial.

b.    Cuando se escribe el nombre de una serie, debe ir todo el título con mayúsculas fijas o sostenidas.

Pestaña:

Es la parte que sobresale en una carpeta y que sirve para su identificación, la cual se hace en franjas autoadhesivas que se marcan en la misma forma que los marbetes o rótulos.

Algunas carpetas vienen diseñadas para colocarles celuguías intercambiables, es decir, que pueden estar dispuestas en distintos lugares, llamados posiciones. En este caso deben colocarse en forma escalonada y se leen de izquierda a derecha: 1ª. Posición, 2da. Posición, 3ª. Posición, etc.

Pestaña

Guía Afuera:

Es una cartulina rectangular que recoge los datos indispensables para controlar el préstamo de documentos, la cual se coloca en reemplazo del legajo, libro o documento retirado.

Guía Afuera