GESTION DOCUMENTAL

LA GESTIÓN DOCUMENTAL SE DEFINE COMO:

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la aplicación, manejo y organización producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación durante su ciclo vital.

UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CON IDENTIDAD PROPIA DEBE PROPENDER POR:

· La racionalización y la normalización de la documentación desde su producción hasta su destino final. 

· El manejo integral de los documentos y la información como base para la toma de decisiones y la preservación de la memoria institucional. 

· La integración de los estamentos institucionales en torno a objetivos comunes y a una política informativa total. 

· La evaluación y valoración de la documentación para evitar la acumulación innecesaria de información y reducir costos en la producción y conservación de los documentos. 

· La simplificación de trámites en los procesos administrativos con miras al flujo normal y eficaz de la información. 

· La normalización de las tareas archivísticas a la luz de la nueva concepción de ARCHIVO TOTAL.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 

Es el instrumento de trabajo archivístico que comienza con el proceso de investigación de la producción documental en cada una de las dependencias de la Entidad y determina las etapas y el tratamiento de los documentos desde su creación hasta la eliminación o conservación permanente en los archivos (Archivo Gestión, Archivo Central, Archivo Histórico). 

La Tabla de Retención aprobada por el Comité de Archivo es resultado del Proyecto de Gestión Documental. Su objetivo principal es conocer el periodo de retención para conservar o eliminar los documentos que reposan en los archivos donde es posible su aplicación, así mismo, conservar sólo aquellos que puedan realmente ser utilizados para las funciones de investigación administrativa, fiscal o científica. Además, la tabla de retención permite los flujos ágiles de la información y facilita las transferencias de documentos de un archivo a otro.