COMO ARCHIVAR

PARA ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS DEBEMOS SEGUIR EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO:

Inspeccionar:

Al iniciar el proceso de archivar es indispensable revisar todos los documentos. En muchas ocasiones se encuentran papeles que equivocadamente se han colocado para archivar y todavía están pendientes de trámite. Hay que estar seguros de que la documentación está aprobada y lista para guardar. Además se retira el material metálico a todos los documentos: ganchos y clips.

             Clasificar: 

     Después de realizada una cuidadosa inspección de los documentos, se procederá a clasificarlos teniendo en cuenta el principio de procedencia, dado por las dependencias o unidades administrativas, divisiones o secciones en que está dividida la institución. 

Ordenar:

Se determina el nombre, código o fecha, bajo el cual se organizará la documentación que se va a archivar, según el sistema de ordenación empleado y se hacen grupos homogéneos, por Series Documentales.

Distribuir:

La documentación se ordena dentro de cada serie, de acuerdo con el trámite, en orden cronológico ascendente, respetando el principio archivístico de orden original. Para facilitar la distribución preliminar de los documentos, se puede utilizar un clasificador.

Archivar:

Finalmente, se colocan los documentos en el legajo de la carpeta correspondiente, teniendo en cuenta las instrucciones dadas en el punto 3.1.2.

Foliación:

   La documentación deberá numerarse consecutivamente y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta los siguientes recomendaciones:

• Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. 
• La carpeta o legajo debe quedar como un libro, la primera hoja, será el folio número uno (1), y es la más antigua y el último folio será la última fecha, la más reciente. En otro palabras, la foliación se realiza en forma ascendente en el orden en que se produjeron las actuaciones administrativas, correspondiendo el número uno (1) al documento con el cual se inicio el trámite y el número mayor al documento de producción más reciente con el cual finaliza el trámite.
• La numeración existente no debe corregirse y se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior. 
• Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc). Deben numerarse en un solo folio y orden consecutivo. En el campo de nota del inventario se registrará el número total de páginas. 
• Los folios totalmente en blanco ( es decir que no contengan información en recto ni vuelto) y que estén sueltos, no se deben enviar